Lời nói đầu

TCVN 3990 : 2012 thay thế TCVN 3990 : 1985

TCVN 3990 : 2012 được chuyển đổi từ TCVN 3990 : 1985 theo quy định tại khoản 1 Điều 69 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật và điểm b), khoản 1, điều 6 Nghị định 127/2007/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật.

TCVN 3990 : 2012 do Viện Kiến trúc, Quy hoạch Đô thị và Nông thôn – Bộ Xây dựng biên soạn, Bộ Xây dựng đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

1. Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này quy định những quy tắc thống kê và bảo quản bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng trong các tổ chức thiết kế.

CHÚ THÍCH: Tiêu chuẩn này không áp dụng đối với bản chính hồ sơ thiết kế các công trình đặc biệt.

2. Quy định chung

2.1. Bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng gồm các bản thuyết minh và bản vẽ.

2.2. Bản thuyết minh gồm:

a) Các văn bản pháp lý liên quan đến việc lập kế hoạch đầu tư;

b) Báo cáo kinh tế kỹ thuật hoặc dự án đầu tư xây dựng;

c) Các hồ sơ pháp lý làm cơ sở cho thiết kế như giấy cấp đất, các hồ sơ khảo sát trắc địa, địa chất công trình, địa chất thủy văn, khí tượng thủy văn, vật liệu xây dựng, vật tư, lao động…;

d) Bản thuyết minh hồ sơ thiết kế;

e) Dự toán xây dựng công trình;

f) Các văn bản liên quan đến việc xét duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật và hồ sơ thiết kế kỹ thuật; các văn bản pháp lý khác được bổ sung sau bước thiết kế kỹ thuật;

g) Tổng dự toán thiết kế.

2.3. Bản vẽ gồm:

a) Các bản vẽ trong bước thiết kế cơ sở;

b) Các bản vẽ trong bước thiết kế kỹ thuật;

c) Các bản vẽ trong bước thiết kế bản vẽ thi công.

2.4. Thời hạn bảo quản bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng theo hướng dẫn của cơ quan lưu trữ. Việc lựa chọn bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng để bảo quản ở cấp nhà nước, cũng như việc loại các hồ sơ thiết kế để hủy tuân theo quy định hiện hành có liên quan.

2.5. Việc thống kê và bảo quản bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng ngoài việc phải tuân theo các quy định trong tiêu chuẩn này còn phải tuân theo các hướng dẫn nghiệp vụ và sự kiểm tra của hệ thống lưu trữ nhà nước.

3. Thống kê và bảo quản bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng

3.1. Bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng do tổ chức nào thiết kế phải được thống kê và bảo quản tại bộ phận lưu trữ của tổ chức đó. Chủ nhiệm công trình có trách nhiệm nộp đầy đủ bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng như quy định tại 2.1.

3.2. Trước khi nhận bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng để bảo quản, bộ phận lưu trữ phải kiểm tra:

a) Thành phần của hồ sơ như quy định tại 2.1;

b) Các thủ tục pháp lý trên bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng;

c) Cách gấp, xếp đóng gói để bảo quản và sử dụng thuận tiện;

CHÚ THÍCH: Trường hợp có nhiều sai sót ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ thì bộ phận lưu trữ có quyền không chấp nhận.

3.3. Khi nhận bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng để bảo quản phải ghi vào sổ thống kê bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng. Cách phân loại hồ sơ và thứ tự ghi vào sổ như quy định tại 2.1. Sổ thống kê bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng xem Phụ lục A.

3.4. Mỗi bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng có một số hiệu thống kê do bộ phận lưu trữ cấp. Phải ghi số hiệu này vào góc phía trên bên trái của bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng và vào sổ thống kê.

3.5. Để thuận tiện cho việc sử dụng, mỗi bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng cần lập một phiếu thư mục. Nội dung của phiếu gồm:

a) Số hiệu thống kê;

b) Tên dự án hoặc công trình và địa điểm xây dựng;

c) Bước thiết kế;

d) Tên bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng;

e) Số lượng tờ (trang).

3.6. Khi cần tham khảo hoặc sửa đổi, bổ sung vào bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng phải được sự chấp thuận của người có trách nhiệm.

3.7. Trước khi đưa các nội dung sửa đổi, bổ sung vào bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng cần sao chép lại bản này như nguyên bản để lưu trữ riêng.

3.8. Các bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng bị loại ra để hủy cần tuân thủ quy định tại 2.4. Bản chính của hồ sơ thiết kế xây dựng có từ năm 1954 trở về trước không được hủy.

4. Phục hồi bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng

4.1. Trong quá trình bảo quản, sử dụng nếu bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng cũ bị nhầu nát, hoen ố, phai mờ thì bộ phận lưu trữ có trách nhiệm lập biên bản đề nghị phục hồi gửi lên thủ trưởng tổ chức thiết kế. Sau khi có quyết định phục hồi, bộ phận lưu trữ phải có trách nhiệm phục hồi bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng cũ (bản mới gọi là bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng phục hồi).

4.2. Biên bản đề nghị phục hồi bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng bao gồm những nội dung sau:

a) Tên công trình, địa điểm xây dựng;

b) Tên bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng;

c) Số lượng tờ (trang);

d) Tình trạng bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng;

e) Nguyên nhân phục hồi;

f) Ngày tháng năm và chữ ký của người phụ trách bộ phận lưu trữ.

4.3. Bản chính của hồ sơ thiết kế xây dựng phục hồi có giá trị như bản chính của hồ sơ thiết kế xây dựng.

4.4. Được phép phục hồi bằng phương pháp thủ công hoặc bằng máy, nhưng phải đảm bảo chính xác như bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng cũ. Không cần đưa nội dung đã bị gạch xóa trên bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng cũ vào bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng phục hồi.

4.5. Các thay đổi mới muốn đưa vào bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng phục hồi phải được sự chấp thuận của người có trách nhiệm trước khi phục hồi.

4.6. Khi phục hồi bằng phương pháp thủ công, các chữ ký, lời phê và ngày tháng được viết bằng chữ in và đặt trong ngoặc kép. Thay chữ ký không rõ ràng bằng từ “chữ ký”.

4.7. Trên bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng phục hồi phải có chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận. Lời xác nhận viết bằng mực đen ở giữa lề bên trái của tờ đó.

VÍ DỤ:

Phục hồi chính xác từ bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng…..

Ngày…tháng…năm…

4.8. Ở góc phía trên bên trái của bản chính hồ sơ thiết kế phục hồi phải đóng dấu “bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng phục hồi”. Phía dưới câu này phải ghi số hiệu thống kê như số hiệu thống kê trên bản nội dung chính hồ sơ thiết kế cũ.

4.9. Trên bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng cũ phải đóng dấu “đã được thay thế bằng bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng phục hồi” và đưa vào lưu trữ riêng.

4.10. Trong sổ thống kê, ở cột dấu hiệu sửa đổi thay thế phải ghi “đã được phục hồi”.

Phụ lục A (Quy định) Sổ thống kê bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng

Tên nhà (hoặc công trình): ……………………………………………………………………………………

Địa điểm xây dựng: …………………………………………………………………………………………….

Giai đoạn thiết kế và ký hiệu: ……………………………………………………………………………….

CHÚ THÍCH: Ký hiệu giai đoạn thiết kế và ký hiệu tên bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng do các tổ chức thiết kế quy định.